体験を知り、バクラクを知る|アナログ経理業務体験研修@LayerX
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体験を知り、バクラクを知る|アナログ経理業務体験研修@LayerX

LayerX

LayerX公式note編集部です。
LayerXではすべての経済活動を、デジタル化する。というミッションのもと、SaaS, FinTech, PrivacyTechの3つの事業を推進しています
その中でSaaS事業部が取り組んでいる、法人支出管理SaaS「バクラクシリーズ」では「請求書受取から支払処理までの煩雑な業務」にバクラクな体験を届け、企業活動を支えるコーポレート業務に携わる全ての人を支援することを目的にしています。

今回は先日社内で行われた『アナログ経理業務体験研修』の様子をお届けします。社内講師は約10年間経理のキャリアの後にカスタマーサクセスとしてLayerXに入社された成田(nat)さんです。

研修の目的

今回の研修は実際に紙・ハンコベースでの経理業務を体験した上でバクラクシリーズがお客様に提供する価値を学び、私たちがいかにお客様のハタラクをバクラクにできるのかを実感を持って理解することを目的に開催されました。

経理業務の説明:理論編

まず最初に経理とは何をするポジションなのか、そのステークホルダーや役割と課題について講義いただきました。

こうして文字として見るだけでも想像を超える業務内容です。私たちが変えようとしている経理の体験とは今ある「請求書を紙で受け取って、データで打ち出して、会計ソフトに打ち込む...」といった業務だと言葉として理解していましたが、改めて現場の声を聞くことでこれだけやるべきことや頭を悩ませるプロセスがあるのだと解像度を高めることに繋がりました。

経理業務の体験:実践編

理論編で経理業務を理解した後、次は実践編です。実際に経理業務をフローに基づき、①から⑥までの作業を行いました。

支払承認

実際の研修の様子(この日はオフラインで行いました。オンラインでの実施メニューもあります)

研修では請求書封筒4枚、支払申請シール5枚、入力済印シール5枚、承認済印シール5枚が配布されます。
(企業によりますが、数百枚の請求書を5~6営業日で処理するようです)
ここでは申請部門スタッフとしてスタッフと承認者を1人二役で対応します。それぞれの請求書にシールで代用した支払申請スタンプを押した(貼った)上で指示に従って申請者、申請日、承認者と費用負担部門を支払申請シールに書き込みました。その後全ての請求書をファイルにまとめて経理部門としての他メンバーに渡します。

文字にすると簡単に見える作業ですが、メンバーは慣れない作業からこの時点で既に”あたふた”しています。(別の実施回ではさらに請求書が足りないなど、実際に起こりうるトラップが仕掛けられていた様です)

経理部門:債務管理表の作成

次に行われたのが上図の3から4に当たるプロセスで、請求書の情報を債務管理表(スプレッドシート)にまとめます。請求書の情報と請求書指示に従ってそれぞれの計上年月、取引先、請求金額、源泉所得税額、費用計上部門、支払期日、稟議書の確認有無、摘要を一つ一つ打ち込んでいきます。そろそろ頭がクラクラしてきました…。改めてこれだけの情報量を人がマニュアルで扱うには限界があると感じさせられます。

この後に会計ソフトにも入力するのですが、スプレッドシートは別途日にちや会社名などを一覧で確認するために用いると説明を受けました。実際にはインボイス制度のチェックも入りさらに大変で、「正直全部は確認していられない」というのが現実としてあると聞かせてもらいました。

これが終わったのちに会計ソフトを使って新規取引先の会社名と口座情報を入力します。

経理部門:仕訳入力

引き続き会計ソフトで振替伝票に、請求書指示と債務管理票をもとに仕訳を入力していきます。

伝票の作成と承認、保管

仕訳入力が終わった後にそれらを帳票として紙に印刷されたもの、ここでは事前に用意されたものが渡されました。それらをそれぞれの請求書と稟議書とともにホッチキスで止めて入力済印と承認済印を押したところでパンチで穴を開けてファイリングします。

債務管理ツールを導入していない場合はExcelなどで債務管理表を作成して支払期日別・取引先別 の支払情報を集計、さらにインターネットバンキング上で支払情報登録作業が行われます。


ここまでがアナログ経理の実務体験ですが、既にだいぶ疲れてます。(経理部門やコーポレートチームに感謝の気持ちが溢れてきます…)
ここで体験させていただいた業務でもまだ一部でしかなく、今回は省いた回収作業や出社による郵便物の受領、伝票確認の際の検索や伝票の保管コストなどまだまだやること、課題があると説明を受けました。
これらの業務を毎月実施されている経理の方々には頭が上がりません。

バクラクで経理はこう変わる!

ここまでアナログでの経理業務を体験した上で、次にLayerXで開発しているバクラクプロダクトを用いて同じ業務に取り組みます。以下の画像はバクラク請求書による経理業務の自動化とバクラク申請による稟議フローです

先ほど取り組んでいた請求書をスキャンしたpdfファイルをバクラク請求書に読み込ませた途端に必要項目が請求書フォーマットに依らず全て自動で入力されました。この瞬間には開発メンバーすら驚いていました。

こちらのスライドには実際にバクラクプロダクトが請求書処理業務のペインをいかに解消するのかがまとめられています。

研修の振り返り

今回の研修を振り返り、参加メンバーから寄せられた事後アンケートの回答を一部共有します。概して経理業務の大変さとバクラク体験への理解が挙げられました。

経理業務を初めて体験して何が大変か、バクラクがどう効いているのかを実感できました。
これまで入力作業が一番面倒だと感じていましたが、確認作業の手間を実感できました。経理の方へのリスペクトも高まりました。
緻密さや正確さ、速さも求められる業務内容と紙に書かれた内容を確認する大変さがとてもよくわかりました。
債務管理表を作る工程は知っていましたが、こんなにも神経を減らして手のかかる作業とは知りませんでした。経理の方へのリスペクトと、バクラクをもっと良いものにしたいという気持ちが一層強まりました!

社内のSlackでもこのような意見が寄せられていました。

最後に

今回は、経理業務の体験研修についてまとめました。(現時点で4回ほど実施しており、先日は全国のリモートメンバーとともにオンラインで実施しました)
こちらのnoteにバクラク請求書を作った裏側がまとめられています。マンガ調でイメージしやすくなっていますので、そもそもの開発背景に興味がある方におすすめです。

こちらのMeetyから今回の研修に参加された開発メンバーの榎本とカジュアルにお話できる機会もありますので、その内容や事業、プロダクトについてなど気軽に尋ねてみてください。

バクラク経費精算もリリースされました!こちらの記事ではなぜ今LayerXが経費精算サービスを出すのかについて言及されています。

今後のバクラク

LayerXでは請求書受取SaaSから決済事業への挑戦が始まっています。
今回行われた請求書受取(買掛・支払)から徐々に領域を広げ、「決済レス」「ファイナンスレス」というような体験を作り出します。

詳細は代表福島のこちらのnoteとDiamond Signalさんからの記事ををご覧ください。

決済事業についてもMeetyでお話しできますので、興味のある方はお気軽に尋ねてみてください。

最後までご覧頂きありがとうございました。


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